テレビ会議マニュアル

昔はイメージしにくかったテレビ会議ですが、最近では企業規模を問わず、テレビ会議を行うことができる環境が整備されつつあるようです。遠隔地の会社との会議を、映像とともに行うことができることは、意思疎通をスムーズに行うためにも、大変有効であると言えるでしょう。テレビ会議の実施方法や注意点など、テレビ会議に関する情報を集めました。

テレビ会議の利用方法として、スケジュールを合わせることが困難な役員同士での会議に利用したり、お互い離れた場所にある支店間での会議など、従来の顔をつき合わせて行う会議の代わりとして活用されることが最も多いと言えるでしょう。お互いの資料を共有することができる機能もあるため、電話会議よりも、スムーズな意思疎通が期待できます。　

新製品が次々に発表される業種においては、社内に、新製品の知識をできるだけ早く普及させることが重要です。ちょっとした遅れがが売上に響くこともあります。こうした対策として、企業内の研修や説明会を、テレビ会議で行う企業も増えています。新製品の説明があるごとに、研修を行っていては、時間もコストもかかってしまいます。このようなときにも、テレビ会議は有効なのです。

テレビ会議を導入すると、しばらくしてから、複数拠点で一度に会議をしたいという要望が出てくることがあります。このように、１対１ではなく、３拠点以上でテレビ会議を行うことを、多地点接続をする、と言います。簡単にできそうな内容ですが、なぜ、多地点接続という言葉があるかというと、テレビ会議は基本的には１対１のシステムのため、３拠点以上をつなぐことは基本的にはできません。

テレビ会議で多地点接続ができるようにするためには、別途、ある方法をとらなければなりません。ここで必要になってくるのが、多地点接続装置です。通称、ＭＣＵと言われます。ＭＣＵで、各拠点をつなげることによって、基本的に１対１でしか接続出来ないテレビ会議の端末を、複数の拠点で同時に会話や会議ができる状態にすることができるのです。

テレビ会議とは、テレビ会議専用の端末を使って行う、映像による会議のことを言い、ウェブ会議はウェブカメラを使って、ウェブのブラウザなどを使って行う会議のことを言います。しかし、近頃では、テレビ会議という言葉自体に、映像を利用した会議という意味に取られて使用しているケースが目立ってきているため、そのことばの定義はますます曖昧になってきています。

費用面で比較すると、ウェブ会議は大変安価で導入が可能です。しかし、使用目的が異なります。ウェブ会議は、主として、パソコンに設置されたカメラを通して、パソコンの前にいる個人同士の会議に利用されます。一方、テレビ会議は、行われている会議室にいる複数の人同士で会話が行われる場合を想定しています。価格だけでなく、導入の目的を踏まえて、検討する必要があります。

テレビ会議を導入済み、又は検討している企業は、年々増加していると言われています。その理由として、　電話やメールと比べて、相手の表情を見ることができるという利点があるからです。行き違いが生じにくく、意思疎通もスムーズです。また、海外に拠点を持つ企業は、海外出張の費用を考慮し、導入している例が多いようです。また、場合によりますが、直接会って対話するより、精神的な負担が比較的少ないという利点も報告されています。

離れた場所で講演などが行われているときに、テレビ会議を利用すれば、リアルタイムで受講することができます。また、英会話などの語学学習の場面において、会話の学習を行う際に、テレビ会議を利用する方法もあります。また、医療の分野では、へき地医療に携わっている医師が、都市部の医療機関へ支援要請したり、相談に活用することも可能です。また、高度な手術の傍聴などにも利用されるケースもあります。